在现代企业管理中，正式形成的文件、规定、决策等已经成为一种不可或缺的行政管理手段。然而，不同类型、种类繁多的文件如何加以分类归档，是企业行政管理中需要理清的一个问题。行政文件分类与企业的形象、形成提振企业创新信心和发展状态的角度有着关键性的关联。本文从律师角度出发，浅谈企业行政文件分类的重要性以及如何在分类过程中更好地构建规范体系，以协助企业更加健康持续地发展。
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一、企业行政文件分类的重要性
文件分类不仅有利于企业内部的整理与管理，同时在本质上也可以帮助企业良好经营和推进良性发展。具体地说，文件分类也能够带来以下以上好处：
1. 建立规范
将行政文件分门别类，可以建立起贯彻执行公司制度、提高行政效率的规范体系。同时，在文件、文档、决策等方面的分类也为企业加强日常管理、制定方案和决策提供了清晰的、有序的管理框架。
2. 提升效率
企业行政文件的分类管理化会更好地提高企业行政工作的通畅与效率。将每一种类型的文件进行严格的分类整理，意味着能够在文件的灵活作用下明确各部门的职责与权利，达到岗位明确、工作流程清晰、沟通畅通、预警及时的目标。
3. 增加透明度
规范的、有序的文件分类系统可以极大地增加企业透明度。一方面，在国家法规、行业准则的约束下，企业快速、准确地反应、回应外部各种要求，加强自身合规化与社会责任落实；另一方面，企业内部的各业务工作也能够更好地展开，增加合作金融、合作信任、合作互惠等方面的优势。
二、企业文件分类的四个指导原则
文件分类虽然看起来简单，但在实际操作中，又并非轻松易懂。下面列举了四个原则，有助于在实践中整体提高分类的执行效果。
1.依据文件在公司中的重要性级别划分
根据不同文件在企业中重要性的程度高低及其所涉及的问题范围，按照一定的标准进行分类划分。例如，高层领导的决策文件、管理规定、公司章程等要单独成类。而企业内部日常文档、应急预案制度、行政通知等则可以合并成另一个类别。不同级别、不同类型文件的分类让企业内外能够更好地了解企业的实际情况，更加清晰地洞悉企业的规划、营运等全局。
2.依据文件使用频次划分
针对一些经常使用的文件及文档，如岗位工作简历、职业证书、操作手册等，可以单独成类。凡是经常用到的文件，都可以通过分类过程中突出重点，提高效率，进一步优化分类体系。
3.依据结构、单位或者主题划分
按照工作类型、业务单位以及工作主题进行分类，有助于区别不同领域的文件归档。例如，经营部门（市场）的热点企业决策、公告、合同、广告策划等，可以分成一个类别，财务部门的会计凭证证明、账簿清单、审计定案等则可以分成另一个类别。这种方式分类的文件可以使文档之间更加明确，在处理过程中完整、正确地撰写文件。
4.类型可调整
在某些特定的管理方式的需要，以及未来的修改变化等情况下，可以对分类方式进行实时调整，以适应企业整体管理变化。这种方法，不仅保证了企业行政文件管理体系的规范性和实效性，也对于企业的动态发展，具有规划性及快速应答等方面上的加强和保证。
总之，企业行政文件分类和归档是企业管理心血的彰显，是企业创新及质量的体现。基于以上所述原则与方法，经过实践与完善，企业行政管理文件体系的分类整体化，有望建立起稳健的信息存储体系，助力企业管理、推进企业健康、稳定、可持续发展。