随着信息技术的不断进步，数据的流动方式也越来越多样化且频繁，公司必须面对各种文档格式的处理。
在现代商业环境下，公司与客户、供应商、员工之间的信息交流日益重要。而企业所处理的文档包括但不限于文字文档、电子邮件、图片、音频和视频等多种格式。这些文档记录着企业的业务活动和决策，它们是公司生存和发展的重要资产。尤其是在法规越来越严格的情况下，公司不得不关注文档合规、保护隐私和数据安全等方面。
以下是一些原因，为什么企业需要扫描不同类型的文件格式。
制定企业政策和程序
包括合法性、保留政策和使用政策等。企业需要开发文件完整性和保留程序，以保留关键的业务文档和记录。
管理法律风险
企业必须了解法律、监管和合规要求，并制定相应的政策和程序。扫描文档格式可以帮助企业遵守行业标准和法规，减少法律风险和责任，保护企业和客户的利益。
提高工作效率
一旦文件进行扫描和数字化处理，它们可以被轻松地存储和共享。这意味着漫长的搜寻符合特定内容和范围的文件的过程得以简化，让员工能够快速找到需要的信息，从而提高生产力和效率。
减少存储空间
大量的纸质文件占据了大量空间，不仅浪费空间而且不易管理。通过扫描及转换存储纸质文件到数字化文件，企业可以将它们存储在云上或个人电脑上，让企业免于租用更多的办公场地。
提高数据安全性
企业需扫描各种文件格式的其中一个重要原因就是数据的安全性。数字化文件可以加密并妥善保管，以避免文档的泄漏和不恰当的访问。
最后
公司需要扫描各种文件格式的原因不仅仅以上述几点，随着企业的发展、外部环境的改变和技术的变化，其它新的需要不断出现，企业应根据自身情况进行具体的详细分析，制定针对性的轨道，来提高办公效率以及数据安全性。