随着企业的不断发展，各类文件的出台与实施已经成为管理中不可或缺的一部分。然而，对于企业来说，在文件发放的过程中，如果没有明确的规定和指导，不仅会使企业管理混乱，还可能给企业带来不必要的法律风险。因此，本文将以中小型企业为主要研究对象，对公司文件发放的范围规定进行深入分析和解读，并提供实操建议，以期为企业的管理实践提供有效的参考。
一、规定文件的种类和目的
首先，企业应当对需要制定和发布的文件进行分类和规范，避免出现冗长、繁琐和无效的文件。根据企业管理实践的需要，可以将文件分为以下几类：
1.企业章程和规章制度：是公司最高行政法规的核心文件，对公司的组织架构、业务范围和人员管理等方面进行了规定。
2.技术规范和标准规定：是对公司业务操作和技术流程进行规范和指导的文件，主要用于对公司技术水平的提升和标准化管理。
3.合同和协议文本：是约束公司与外部人员（如客户、供应商等）关系的重要文本，主要用于明确双方的权利和义务关系，保护公司的合法权益。
4.管理通知和公告：是对公司内部组织、业务、政策等方面进行宣布和通知的文件，主要用于加强公司内部的沟通和信息传递。
二、规定文件的发放范围
接下来，对于文件的发放范围，企业应当对外部人员和内部人员进行严格区分，并以此为基础明确文件的发放范围。
1.对于外部人员，主要包括客户、供应商、合作伙伴、媒体等，企业应当根据实际需要，仅向相关人员提供需要的文件，并避免向外泄露无关的隐私信息和商业机密。具体而言：
（1）对于客户，企业应当根据客户的需求和公司的销售策略，提供相关的合同和协议文件，但需要注意保护公司的商业机密和客户的隐私信息。
（2）对于供应商，企业应当根据供应链管理的需要，提供技术规范、标准规定等文件，保证供应商能准确理解公司的采购需求和技术要求。
（3）对于合作伙伴，企业应当根据合作模式和管理需要，提供相关的企业章程、公告等文件，促进双方的协调和沟通。
（4）对于媒体，企业应当谨慎避免出现信息泄露等问题，只提供与公共利益有关的信息，如公司的合规政策、公众安全记录等。
2.对于内部人员，企业可根据人员的职位、责任和权限等方面的差异，明确文件的发放层次和方式。具体而言：
（1）高层管理人员：企业章程、规章制度、战略规划等文件的发放只为这些人员提供。
（2）中层管理人员：可接触到公司战略和核心管理指令的管理规程的发放。
（3）一般员工：一般需要接触的是公司的操作规程和当前的管理通知及公示。
三、规定文件的传播方式
除了以具体人群为限制的发放范围，文件的传播方式也直接影响了文件的范围和使用效果。本节将对文件的传播方式进行探讨以及相关的规定提出建议。
1.内部传播：企业内部文件的传播主要以公司专门的传播通道为主，如企业内部邮件系统、内部论坛、公司的intranet等等。
2.外部传播：企业外部文件的传播主要涉及公司的宣传和沟通工具，包括公司的网站、社交媒体、客户信息分类等。
3.互联网传播：随着通信技术的进一步发展和普及，互联网和移动互联网已经成为企业文件传播的重要渠道之一。但是，与此同时，企业也要注意对互联网环境的规范管理，避免出现信息泄露和侵犯公司权益等问题。
在传播方面，企业需要明确的是，法律法规和内部制度已经明确规定了对信息和数据保密的要求。
四、规定文件的保管和监管机制
企业要制定和实施有效的文件保管和监管机制，确保文件的使用者在任何时候都能够获得需要的文件和信息，文档保持完整真实，规范化记录，防止意外破坏和非正常修改。
1.文档保管：文档保管可以采取电子文档的方式也可以备份到物理机器上，每天按要求进行备份，防止重要文件的遗漏和丢失。
2.修改记录：充分记录有关文档的修改历史记录，用于对误操作和非合规行为进行追踪和监管。
3.合规性监管：社会责任、工作流程等环节员工的细则以及公司各环节内部规，则需要含盖受监管人员的说明，监管依据和细则展开合规性监管。
五、总结
企业文件发放，不仅是对公司自身管理质量和公众形象的表现，也与公司管理能力、法律风险等方面密切相关。因此，企业需要制定和实施严格的文件管理制度，突出分级、分类管理和合规性监管，使企业管理更加规范、合规、有序。同时，应该针对不同类型的文档，制定灵活、针对性的管理政策，便于规范和管理，避免在文件制作、发布、使用等过程中出现不必要的问题。以上是企业文件发放范围进行认真分析所得。