尊敬的先生/女士：
感谢贵公司一如既往的合作与支持，我们非常珍视与贵公司的业务往来。在此，我公司认真反思在跟贵公司的业务合作中未与贵公司签订合同的情况，并深刻道歉。
在往届负责人离职后，相关的业务信息和文件资料并无逐步交接程序，导致新管理层担任后未能及时发现，并未采取积极的措施尽快与贵公司签订合同，给贵公司在利益分配、交付进度等方面带来不必要的担忧，对您们的方便与信任造成了较长时间的影响。在此，我公司再次表达深深的歉意和诚挚的道歉。同时，我们深刻认识到了合同签订的重要性和必要性，因此我们制定了补救方案，并将及时与您方沟通并签署补充协议确保后续项目的正常进行。
针对以上情况，我们公司将秉持与贵公司相同的合作态度，希望与贵公司共同维护合作关系的长久稳定，进一步明确商业合作的内容和各自权益，以此展示诚信守信的良好形象。同时，经充分调查，我公司发现自身在合同管理方面也还存在很多欠缺和不足。在此，我公司提出以下建议，希望贵公司能够共同参考和配合：
1. 在业务合作正式开始前，及时与我公司签署商业合同，明确各自的权利和义务，避免因为合同问题导致业务无法顺利推进；
2. 合同管理要严格执行，并派遣专人负责合同的存档、监督与执行，及时了解合同的履行情况，确保商业合作的平稳进行；
3. 合同期满前，及时与对方沟通并进行基于现有合同的续约或履行协议，避免合同过期而导致的风险；
4. 加强信息流转和后期管理，发掘商业合作中存在的问题和痛点，及时采取措施解决，强化客户服务意识。
自上述措施实施后，我们公司相信业务合作将更加稳定、高效，请贵公司放心地与我们合作！
最后，再次对一直以来的合作表示感谢，同时也恳请您的谅解。我们相信协同合作，共同发展是我们的共同目标，相信我们的努力会带来更美好的商业前景和美好的合作关系。
此致
敬礼！
XXX公司
日期：XXXX年XX月XX日