尊敬的业务合作伙伴：
您好！在公司合作过程中，为了维护我们的共同利益，有效规范交易，我们建议在签订合同时使用公司合同章。但是，在使用前需要对该章进行备案手续，以确保在法律层面具备合法性。下面是该章的备案流程和注意事项：
一、备案须知
1.备案时间：章的备案时间应在章制作完成7天内完成。
2.备案部门：备案的主管部门为市场监督管理局，各地市场监管局根据实际情况派出所属机构或委托合作机构办理备案手续。
3.备案有效期：每个章的有效期为5年，到期后需重新进行备案手续。
二、备案流程
1.制作章的准备工作：准备好公司工商营业执照原件及副本、公章原件及副本、待备案章的原件及副本、法人身份证明文件及副本等。
2.准备备案资料：准备好申请表、备案登记表、公示声明等材料。
3.提交申请：携带好准备好的资料，到市场监管机构进行章的备案申请，经过材料审核后进行现场拍照，按照规定进行备案费用缴纳，领取备案凭证。
4.取领备案证： 持领取备案证明等相关材料，取得备案证，备案完成。
三、常见问题解答
1.备案费用是多少？
每个地方的备案费用不同，一般在50元~100元之间。请以当地市场监管局的通知为准。
2.什么情况下需要备案？
除公司公章外，使用公司名义签订的合同需要备案公司合同章，防止合同遭到无效打击。
3.备案时间需要注意些什么？
备案时间是严格规定的，一般在章制作完成7天内。建议在制作章的同时准备好备案材料，保证备案的及时准确。
总之，在公司合同章的使用中，一定要遵循相关的法律规定和商业行为准则，以此保证各方合法权益的平衡和公正。我们致力于为您提供更加优质的商业服务，多年来的合作也得到了各界的赞誉。相信在未来的合作中，我们将迎来更多的成功机会。
再次感谢您的合作！
此致
敬礼！
公司：XXX有限公司
日期：年月日
盖章：（签名）